Aus fast allen Bereichen unseres Tafel-Betriebs hat es schon kleine Reportagen gegeben: aus Depot, Ausgabestellen und Fahrdienst. Und wo bleibt das Büro? dachten jetzt gleich drei ehrenamtliche  Mitarbeiter, setzten sich hin und lieferten einen Text. Und so ist der folgende Report ein Extrakt aus den Berichten von Margot Thode, Bernd Hupka und Michael Dunkel.

Das Büro in unserem TafelZentrum, Schwedendamm 9, ist von Montag bis Freitag jeweils mit 1–2 Helfern besetzt.

Sie sitzen in einem kleinen Raum an drei IT-Arbeitsplätzen mit altersmüder Hardware und teilen sich den Raum an drei Tagen noch mit unserem Fahrdienst-Orgateam. Eng ist auch die Nachbarschaft zum Depot, und das ist ideal: Fragen von außerhalb können sofort geklärt werden. Manchmal klingelt das Telefon ununterbrochen, unser Büro ist ja auch so etwas wie ein Callcenter.

Fragen über Fragen:

Brauchen wir ehrenamtliche Hilfe?

Möchten wir Konserven aus einem Privathaushalt haben?

Können unsere Fahrer sofort eine Sonderlieferung abholen?

Wann hat die Ausgabestelle in Mettenhof  geöffnet?

Auch Ausgabestellen bitten bei aktuellen Engpässen um Hilfe. Jeder im Büro muss mindestens wissen, wo er die jeweilige Info herbekommt, damit er weiterhelfen kann. Eigentlich muss jeder im Team ein wandelndes Tafel-Lexikon sein.

In den letzten Jahren sind die Vorschriften auch für einen „Betrieb“ wie die Tafel immer umfangreicher und aufwendiger geworden. Vor allem im Bereich der Hygiene ist man heute viel konsequenter als noch vor einigen Jahren. Für jeden Helfer ist eine Hygieneschulung und deren regelmäßige Auffrischung Pflicht. Ebenso müssen die regelmäßige Reinigung unserer Fahrzeuge und unserer Räume, die sachgerechte Aufbewahrung unserer Lebensmittel konsequent überwacht werden. Alle Aufgaben rund um die Hygiene werden natürlich vom Büro aus erledigt.

Neben den Menschen die Technik. Ohne EDV geht gar nichts mehr. Kundendaten erfassen, Kundenkarten erstellen, Lieferscheine buchen, Listen der Lieferanten, Sponsoren, Mitglieder, Helfer pflegen. Statistiken über Kundenauftritte, Anzahl der Kundenkinder. Eine Fülle von Aufgaben! Und dabei ist unsere EDV eine ganz große Schwachstelle. Die IT-Ausstattung ist so überaltert, dass sich alle Arbeiten nur im Schneckentempo erledigen lassen. Auch die Erneuerung der umfangreichen Datenbank ist längst überfällig. Zwar ist das Büro nebenbei auch die Bestell-Zentrale für den gesamten Betrieb, besorgt alles was für einen reibungslosen und vorschriftsmäßigen Ablauf nötig ist – von Einmalhandschuhen bis zu Arbeitskleidung, Putzmitteln und Büromaterial – aber eine moderne IT-Ausstattung lässt sich ja nicht mal so eben „aus der Portokasse“ finanzieren.

Wir sehnen einen großzügigen Sponsor herbei!

Das aktuelle Büroteam:

Montag: Margot und Gerhard Thode

Dienstag: Frank Hildebrandt und Klaus Kühl

Mittwoch: Karin Fenker

Donnerstag: Wolfgang Amft und Katharina Boersch

Freitag: Bernd Hupka

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